10 CLAVES PARA TENER REUNIONES EFICIENTES
⌛ No se si os habéis sentido así también, pero nosotros demasiadas veces hemos sentido que las reuniones que poblaban nuestros calendario eran realmente ladrones de tiempo, que se comían el tiempo que teníamos para (de verdad) hacer cosas.
Curiosamente, otras veces cuando a penas tenía reuniones sentíamos como que no estábamos suficientemente ocupados, o trabajando suficientemente duro…
Las reuniones diarias tienen la capacidad de ser héroes y villanos al mismo tiempo, por eso sentar unas buenas bases en el CÓMO agendamos y hacemos reuniones es un quick win que no debemos dejar pasar. Además, las reuniones son el lugar donde diariamente se se va construyendo la cultura de la empresa.
Hoy vamos a compartir unos cuantos frentes sobre los que aumentar el valor que aportan las reuniones, que hemos ido recogiendo de libros y foros con el paso del tiempo. A cambio, os invito a que nos ayudéis a completar la lista!
- Asistencia auto-determinada: Invitamos a las personas de la empresa a utilizar su juicio y sentido común para determinar si deben estar o no en una reunión. Decir que no, ¡está bien!
- El propósito de cada reunión tiene que estar claro: Cuando agendamos una reunión el propósito de la misma debe estar claro, y de hecho es una buena práctica refrescarlo al comienzo de la misma para asegurarnos de que todo el mundo es consciente.
- Hacer un check in al comienzo: Un check in es una pregunta rápida que nos ayuda a aterrizar a la reunión, y conectar nuestra presencia con la misma. Puede ser una pregunta relacionada con “cómo llegamos”, u otra pregunta completamente random que nos ayude a poner nuestra atención en el aqui y ahora.
- Facilitación/liderazgo determinado: Es muy buena práctica que haya una persona encargada de guiar la reunión para que alcance su propósito. Esta persona puede ser cualquiera del equipo sin importar su jerarquía, y en reuniones periódicas es ideal que vaya rotando.
- En foros grandes, divide y vencerás: Cuando una reunión tiene más de 7-8 personas, la interacción grupal disminuye drásticamente, y la interacción acaba centrandose en 2 o 3 de esas personas (a menudo los que más estatus jerárquico tienen). Si quieres aprovechar el talento de todos los presentes, dinamiza haciendo subgrupos de conversación que vayan interactuando entre si y sacando conclusiones.
- Aprender a sentiros cómodos con el silencio: El silencio es esencial para la reflexión. Cuando en una conversación hablamos sin parar, básicamente estamos respondiendo con lo primero que nos cruza la mente, o pensando en lo que vamos a decir mientras los otros hablan (restando la atención que les prestamos). Aprender a sentirnos cómodos con el silencio es esencial para generar conversaciones enriquecedoras.
- Aprovecha bien los espacios: En reuniones presenciales, la configuración del espacio de reunión influye fuertemente en nuestro comportamiento en la misma. Por eso es interesante adaptar la configuración de los espacios para potenciar el comportamiento que quieres conseguir. Por ejemplo, si lo que quieres es interacción y sinergias, incluso quizá las mesas no sean tu mayor aliado…
- Comparte las anotaciones de la reunión de forma abierta: Asegúrate de que todo el mundo tiene acceso, incluso es interesante compartirlas a tiempo real en algún documento compartido usando drive, sharepoint, evernote…
- El timebox de las reuniones debe ser sagrado: El tiempo es oro, y tenemos que ser eficientes con su uso. Por eso, podemos terminar antes de hora una reunión, pero nunca más tarde.
- Reuniones/sesiones de trabajo: Las reuniones tradicionalmente son entendidas como lugares donde conversar e interactuar, pero podrían ser mucho más. Podrían ser espacios donde trabajar, que den lugar a un entregable al final de la misma (en vez de dar lugar simplemente a “deberes” para los asistentes.) Ya verás como tu agenda empieza a cundirte mucho más
Qué os parecen? Añadiríais alguna más?
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